5 kỹ năng không thể thiếu của nghề thư lý, trợ lý

Thư ký, trợ lý giám đốc là những cánh tay phải đắc lực không thể thiếu của các giám đốc. Họ không chỉ là người đại diện cho bộ mặt công ty, doanh nghiệp, mà còn là người có thể thay mặt giám đốc quyết định những vấn đề lớn trong doanh nghiệp. Bằng sự nhanh nhạy, kiến thức hiểu biết sâu rộng, khả năng giải quyết công việc, …. họ giúp những giám đốc tiết kiệm thời gian hơn trong công việc và giúp sếp mình giải quyết nhiều vấn đề.

Không giống với những ngành nghề khác, thư ký trợ lý không chuyên về một công việc nhất định mà họ cần phải có kỹ năng về rất nhiều công việc khác nhau. Một thư ký, trợ lý chuyên nghiệp thường phải đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau như kế toán, tài chính, quản lý,…Để hoàn thành tốt công việc của mình, người thư ký, trợ lý không chỉ cần có những nghiệp vụ văn phòng chuyên nghiệp mà cần có rất nhiều kỹ năng, năng lực riêng biệt để hoàn thành tốt các công việc được sếp giao phó. Dưới đây là một số năng lực và kỹ năng thiết yếu mà một thư ký, trợ lý cần có:

Kỹ năng tin học văn phòng

Là một thư ký, trợ lý, hằng ngày bạn sẽ phải giải quyết rất nhiều công việc giấy tờ: soạn thảo các hợp đồng, xem xét các thống kê báo cáo và tổng hợp lại cho sếp, sắp xếp lịch trình công việc cho sếp,….Đôi khi, bạn còn phải kiêm cả chân kế toán, tài chính, tổng hợp lại số liệu và viết một bản báo cáo số liệu bằng excel cho sếp. Vì vậy, kỹ năng tin học văn phòng thành thạo là rất cần thiết cho bạn, bận ít nhất cần có khả năng đánh máy nhanh và thông thạo những kiến thức thông dụng về Word,Excel, Powerpoint,… Những kỹ năng này sẽ giúp bạn hoàn thành tốt những công việc mà sếp giao phó.

Kỹ năng thương lượng

Thư ký, trợ lý sẽ là người thay mặt sếp hoặc đi bên cạnh sếp trong những thương vụ quan trọng của doanh nghiệp, những lúc ấy, người thư ký, trợ lý sẽ phải vận dụng đến khả năng thuyết phục, thương lượng với người khác của mình. Họ cần có khả năng thuyết phục người khác, kỹ năng nói và trình bày vấn đề một cách rõ ràng,…Kỹ năng thương lượng không chỉ giúp đỡ bạn có khả năng thuyết phục đối tác, thương lượng hợp đồng mà sẽ còn giúp đỡ bạn rất nhiều sau này nếu bạn được thăng tiến lên chức vụ cao hơn.

Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc

Sếp bao giờ cũng là một người có lịch trình bạn rộn nhất trong công ty, là người thư ký, trợ lý hoàn hảo, bạn cần có khả năng sắp xếp lịch trình công việc cho sếp một cách hợp lý. Những công việc của sếp rất đa dạng: phê duyệt hợp đồng, hẹn với đối tác, đi công tác,….Người trợ lý, thư ký giám đốc cần có trí nhớ tốt và khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học để lên một lịch trình cá nhân phù hợp nhất với sếp.

Hiểu biết sâu rộng

Người trợ lý, thư ký rất cần có tầm hiểu biết sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Những công việc như chuẩn bị quà tặng cho đối tác, chuẩn bị tài liệu cho sếp trước khi đi công tác, trả lời những câu hỏi bất chợt của sếp,…đều đòi hỏi những kiến thức này, vì vậy, việc tích lũy kiến thức phong phú, đa dạng là điều rất cần thiết. Những kiến thức này cũng giúp ích rất nhiều trong những công việc sau này của bạn.

Kỹ năng xử lý công việc

Trong một số trường hợp nhất định, người trợ lý, thư ký sẽ là người thay mặt sếp được đưa ra quyết định xử lý công việc, vì vậy, kỹ năng xử lý công việc và ra quyết định là rất cần thiết đối với họ. Người trợ lý, thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề và khả năng đưa ra quyết định giải quyết công việc nhanh chóng và phù hợp. Người trợ lý, thư ký giỏi cần có khả năng hỗ trợ sếp khi giải quyết các công việc.

Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi người thư ký, trợ lý luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đắc lực cho sếp của mình.

Xem thêm: Khóa học Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp (17/08/2019)