5 sai lầm cơ bản mà một trợ lý dễ mắc phải

“Công việc đầu tiên của tôi khi ra trường là làm trợ lý tại một công ty tài năng – cơ quan tài năng lớn nhất thế giới. Tôi nghĩ rằng tôi đã chuẩn bị cho vị trí này; nhưng không, Tôi đã nghĩ sai. Không ai chuẩn bị cho tôi những gì tôi sắp trải nghiệm.

Làm trợ lý không dễ dàng – bất kỳ ai là trợ lý của bộ phận – trong bất kỳ ngành nào, nhưng vẫn là một trong những công việc đầu tiên phổ biến nhất đối với sinh viên tốt nghiệp gần đây.

Dưới đây là năm sai lầm phổ biến nhất dựa vào kinh nghiệm bản thân tôi:”

1. Bỏ lỡ cuộc gọi

Tất cả các trợ lý được giao nhiệm vụ trả lời điện thoại và kết nối cuộc gọi với sếp của họ hoặc nhận tin nhắn. Họ cũng phải liên lạc tất cả các cuộc gọi nhỡ với sếp của họ. Nghe có vẻ dễ phải không?

Chà, khi điện thoại reo 20 lần mỗi phút và bạn không quen với tên người gọi, bạn nhất định ghi lại một số tin nhắn không chính xác, bán một số tên và tệ nhất là, thực sự, bạn đã quên cuộc gọi (nghĩa là bạn quên viết xuống tên và tin nhắn của người đó hoàn toàn).

Lời khuyên của tôi:  Hãy tưởng tượng rằng mỗi người gọi là người quan trọng nhất trên thế giới. Bằng cách này, bạn không bỏ bất kỳ cuộc gọi nào.

Đừng ngại tạm dừng, hít một hơi thật sâu và ghi lại tất cả thông tin của người gọi.

Ngoài ra, cách tốt hơn là yêu cầu ai đó lặp lại một câu hơn là quên những gì người đó nói.

Cố gắng chuyển thông tin ngay lập tức vào bảng điện thoại của bạn hoặc bất cứ điều gì bạn sử dụng để theo dõi các cuộc gọi. Nếu bạn viết ghi chú lên các mảnh giấy ngẫu nhiên, bạn chắc chắn sẽ mất tin nhắn.

2. Quên các chi tiết nhỏ

Sau khi học đại học, não của tôi không hoạt động như một trợ lý cấp mới. Đối với một, tôi đã không định hướng chi tiết như tôi cần phải được.

Khi đặt một cuộc họp cho sếp của tôi, tôi không nghĩ sẽ hỏi về các chi tiết cụ thể, như nơi đỗ xe hoặc đường giao nhau của nhà hàng.

Lời khuyên của tôi:  

Hỏi bất cứ ai đào tạo bạn tại văn phòng để biết ví dụ về cách thiết lập cuộc họp hoàn hảo cho sếp của bạn. Yêu cầu một danh sách kiểm tra các câu hỏi mà bạn nên hỏi trước khi đặt bất kỳ cuộc họp hoặc cuộc gọi hội nghị.

Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang đứng đầu mọi thứ. Không ngừng suy nghĩ trước và tự hỏi: Tôi đang quên điều gì? Điều gì có thể có thể đi sai và làm thế nào tôi có thể ngăn chặn nó?

3. Không thể hiện sự quan tâm đầy đủ

Cho dù bạn làm việc tốt đến đâu, sai lầm chắc chắn sẽ xảy ra. Khi họ làm – hoặc khi sếp của bạn chỉ đơn giản là căng thẳng – bạn phải thể hiện sự quan tâm nhưng không bao giờ đến mức khiến bạn rơi nước mắt.

Đừng quá xúc động trong bất kỳ cách nào trong công việc, nhưng đồng thời, đừng ngồi đó và giả vờ như mọi thứ đều ổn. Nếu bạn làm thế, sếp của bạn chỉ có thể cho rằng bạn không quan tâm đến vấn đề này.

Lời khuyên của tôi : Khi có điều gì đó không ổn trong văn phòng, hãy sử dụng lời nói của bạn và bày tỏ với sếp rằng bạn quan tâm đến X, Y, Z và rằng bạn đang làm A, B, C để giúp giải quyết vấn đề.

Nếu sếp của bạn cần trút giận, hãy để anh ấy hoặc cô ấy trút giận. Chỉ cần ngồi chặt, đảm bảo bạn trông hấp dẫn và làm bất cứ điều gì bạn có thể để giúp khắc phục tình hình.

4. Làm việc quá nhanh

Một cách nhanh chóng để có được những người ăn thịt sống bởi người sếp của bạn là bắt tay vào công việc không được kiểm tra hai lần, kiểm tra chính tả và được định dạng đúng.

Lời khuyên của tôi:  Khi bạn được đào tạo cho vị trí mới của mình, bạn phải ghi chú cẩn thận và yêu cầu càng nhiều ví dụ càng tốt.

Sếp của bạn có lẽ đã quen với các định dạng cụ thể và các quy trình cụ thể. Mỗi người có cách riêng của mình để làm một điều gì đó; đó là công việc của bạn để nhận nuôi ông chủ của bạn ‘.

Nếu sếp của bạn là người cầu toàn, anh ấy hoặc cô ấy sẽ quan tâm đến phông chữ, cỡ chữ, vết lõm, dấu câu, ngữ pháp, chính tả – danh sách sẽ tiếp tục.

Bạn phải kiểm tra lại công việc của bạn trước khi gửi nó. Mục tiêu nên dành cho sếp của bạn để xem xét công việc của bạn và không cần phải thực hiện bất kỳ sửa chữa.

5. Đạt được danh tiếng sớm

Ngày đầu tiên ở công việc đầu tiên của bạn giống như ngày đầu tiên ở trường trung học. Chỉ cần nhớ rằng những gì bạn làm trong vài tuần đầu tiên (đi chơi với đồng nghiệp, tán tỉnh đồng nghiệp, có thái độ) có thể – và có thể sẽ – gắn bó với bạn. Chỉ cần một điều nhỏ để khiến ai đó yêu bạn hoặc ghét bạn.

Lời khuyên của tôi:  Hãy cố gắng giữ cân bằng, thân thiện và bình tĩnh trong công việc đầu tiên khốn khổ / kỳ diệu này. Cuối cùng, bạn sẽ có được mọi thứ.

Thêm vào đó, bạn có thể giả định rằng bạn và những người bạn làm việc đầu tiên sẽ làm việc cùng nhau trên con đường trong suốt sự nghiệp của bạn.

Nguồn: https://www.elitedaily.com/money/top-5-mistakes-entry-level-assistant-makes