8 tips để trở thành một trợ lý thành công

Làm thế nào để thành công với công việc của một trợ lý cá nhân (Personal Assistant hay PA)?

Vai trò của trợ lý cá nhân là thiết yếu đối với một tổ chức. Một trợ lý chuyên nghiệp và thành công còn nắm giữ tầm quan trọng cao hơn thế, và vị trí này có thể coi là một mảnh ghép không thể thiếu cho bất kỳ sự thành công chung nào. Nếu bạn cảm thấy giờ là thời điểm cần thiết để nâng cao giá trị riêng có cho công việc trợ lý cá nhân của mình, thì những gợi ý dưới đây của chúng tôi có thể sẽ giúp bạn bắt đầu việc nâng cấp đó.

Trở thành một PA chuyên nghiệp

1. Đặt mục tiêu cho sự vĩ đại.

Điều vĩ đại ở đây không phải là một thứ gì đó quá sức tầm cỡ và siêu việt cả. Trở thành người không thể thay thế và nguồn lực có giá trị nhất đối với lãnh đạo của bạn, đó chính là điều mà chúng tôi muốn bạn hướng tới. Hãy năm bắt toàn bộ đặc điểm, tính cách của lãnh đạo, xác định xem sếp của bạn thích gì, ghét gì, thói quen làm việc, phong cách quản lý,… Hãy làm nhiều hơn cả những công việc được liệt kê trong danh sách các việc cần làm của bạn. Nó có thể bao gồm việc dự đoán những công việc, hành động tiếp theo, chuẩn bị sẵn những yêu cầu cần thiết hay tìm hiểu chi tiết về những thông tin liên quan tới công việc và luôn sẵn sàng để hỗ trợ chính xác những gì cần thiết tùy thuộc vào tình huống.

2. Thấu hiểu tổ chức của bạn và vị trí của cấp trên trong tổ chức đó.

Một trợ lý cá nhân làm tròn nhiệm vụ sẽ hiểu chi tiết về những nhiệm vụ mà lãnh đạo của mình phải giải quyết. Một trợ lý chuyên nghiệp và thành công sẽ biết được những nhiệm vụ này có tác động gì tới sự vận hành của tổ chức, và người trợ lý sẽ có khả năng liên lạc với những chuyên viên cao cấp, lãnh đạo khác trong toàn bộ tổ chức để hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho việc hoàn thành đối với các nhiệm vụ này.

3. Thực sự thấu hiểu công việc.

Sự thành công khi làm một trợ lý cá nhân tới cả từ việc bạn có thể truyền tải một cách chính xác, rành mạch và rõ ràng những thông tin cần thiết thông qua  không chỉ lời nói mà còn cả văn bản. Hãy cố gắng lắng nghe thật kỹ càng những thông tin bạn cần tiếp nhận, đặt ra những câu hỏi thích hợp. Ngoài ra, việc chú ý tới ngôn ngữ cơ thể và thấu hiểu công việc, vị trí và trách nhiệm của bản thân cũng là những điểm khiến một trợ lý nâng tầm được vị trí của mình đối với những đồng nghiệp xung quanh.

4. Thông tin cho cấp trên kịp thời.

Yếu tố quan trọng nhất để thuần thục trong việc giao tiếp chính là việc cập nhật liên tục và kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo của bạn. Hãy đảm bảo rằng bất kỳ những thông tin quan trọng nào phát sinh thì cấp trên chắc chắn sẽ là người được biết đầu tiên. Nếu có một thông tin tiêu cực nào đó đang được lan truyền, thì người sếp mà bạn đang trực tiếp hỗ trợ tốt hơn hết là nên nghe nó từ không ai khác mà chính là từ bạn.

5. Nhận trách nhiệm.

Kể cả những người làm trợ lý giỏi nhất, nổi tiếng nhất, cũng sẽ phạm phải lỗi sai trong công việc của mình. Bạn sẽ khó lòng đạt được thành công với công việc trợ lý cá nhân của mình nếu như không sẵn sàng chịu trách nhiệm cho những lỗi mà mình gặp phải mà chỉ chăm chăm tới việc cố gắng lấp liếm và giấu nó đi. Khi phạm sai lầm, một trợ lý chuyên nghiệp sẽ biết mình cần phải bắt đầu với một lời xin lỗi và thực hiện ngay những hành động cần thiết để đảm bảo những điều tương tự như thế sẽ không xảy ra thêm bất kỳ lần nào nữa.

6. Đồng bộ tất cả lịch biểu.

Một trợ lý cá nhân chuyên nghiệp và thành công sẽ luôn nắm được lịch biểu cá nhân và lịch trình công việc đối với lãnh đạo của mình. Biết được những khoảng thời gian thích hợp để có thể lên và sắp xếp lịch trình hợp lý sẽ là một yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và thành công của bạn.

7. Luôn sẵn sàng ghi chép.

Bạn cần chuẩn bị tâm lý rằng bản thân luôn cần phải sẵn sàng cho việc ghi chép. Mang theo bút và sổ bên người hoặc bất kỳ thiết bị nào thuận tiện cho việc ghi lại những thông tin cần thiết tại bất kỳ địa điểm nào. Sự chuẩn bị này sẽ không chỉ giúp bạn cải thiện được sự hiệu quả trong công việc, mà đây còn là một phương thức giúp bạn từng bước cải thiện được vị trí của bản thân trong công việc.

8. Nâng cao kỹ năng.

Bạn sẽ khó lòng có thể đạt được sự thành công và duy trì thành công của mình nếu như bản thân không sẵn sàng mở rộng vốn kiến thức. Luôn luôn tìm hiểu và cập nhật hoặc học hỏi những kỹ năng mới. Thật may mắn rằng, bạn hoàn toàn có thể học những điều mới từ chính sếp của mình. Hãy trực tiếp mở lời với lãnh đạo của bạn để bày tỏ mong muốn cải thiện kỹ năng của bản thân và điều đó có thể giúp gì trong công việc trợ lý của bạn. Mọi người đều sẽ ghi nhận sự nhiệt huyết và tinh thần cầu tiến của bạn.

———————————–