Kế hoạch cho công việc bằng 5W2H

Rất nhiều người đi làm bị cột chặt bởi công việc của chính mình mà không thể dứt ra được để dành thời gian cho những hoạt động khác. Họ thường than phiền rằng công việc vượt mặt, vượt quá khả năng và sức chịu đựng, quá stress và cảm thấy mọi việc rất khó khăn để giải quyết.  Hầu hết đều tìm đến checklist, một công cụ đơn giản nhất để ghi nhớ công việc, tuy nhiên, một cái checklist cũng chưa thể đầy đủ để có thể trở thành một kế hoạch hoàn chỉnh, giúp họ sắp xếp thời gian một cách hợp lý và làm công việc đạt hiệu quả cao.

Ngày nay, có rất nhiều các công cụ để lập kế hoạch cho công việc, không chỉ là công việc cho cá nhân, mà còn là công cụ mở rộng để doanh  nghiệp có thể áp dụng vào xây dựng kế hoạch hay chiến lược kinh doanh của mình như Biểu đồ Gantt, CPM, PERT,… Hình thức đơn giản hơn cả là sử dụng mô hình 5W-2H được giới thiệu dưới đây sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng trong quá trình mà vẫn hiệu quả.

Mô hình 5W-2H gồm có Who, What, When, Where, Why, How và How many. Như vậy có nghĩa là, nói đơn giản nhất, mỗi nhân viên cũng như doanh nghiệp cần phải xác định xem cần phải Làm gì (What), Làm để làm gì (Why), Ai làm (Who), Làm khi nào (When), Làm ở đâu (Where), Làm như thế nào (How), Cần bao nhiêu tiền để làm (How many). Bằng cách xác định được như vậy, các mục tiêu rõ ràng hơn, và đưa ra được cách làm có hiệu suất cao hơn.

Xác định mình sẽ làm gì

Đưa ra một list các danh sách công việc, các đầu việc cần phải làm trong một thời gian, có thể là một ngày, một tuần hoặc theo một giai đoạn công việc. Tất cả các công việc cần phải được list ra một cách rõ ràng và không được trùng nhau, từ đó sẽ dễ dàng xác định các bước về sau.

Xác định mục đích làm công việc

Công việc này được thực hiện với mục đích gì? Câu hỏi này tuy nghe dễ dàng nhưng thực ra, mục tiêu này vẫn hay bị nhầm lẫn giữa vô vàn những mục tiêu khác. Đồng thời, mục tiêu đưa ra cũng không thể quá chung chung hay sơ sài và không đi vào trọng tâm. Cần phải biết chắc chắn công việc này để làm gì.

Xác định nhân viên làm từng công việc

Ngoài việc xác định công việc này thì ai làm, còn cần phải xác định ai là người chịu trách nhiệm chính của từng đầu việc để dễ dàng theo dõi và sát sao hơn.

Xác định thời gian làm công việc

Nhiều khi deadline là mốc thời gian được quan tâm nhiều nhất, tuy nhiên, mốc quan trọng hơn mà ít ai quan tâm tới đó là mốc thời gian bắt đầu làm để cho kịp deadline. Đấy là lí do vì sao mà cần phải xem xét xem công việc nào quan trọng hơn và công việc nào nối tiếp công việc nào để đạt được deadline mà không cần phải “chạy đua”.

Xác định địa điểm làm

Địa điểm làm việc nhiều khi là ở văn phòng, tuy nhiên, nhiều công việc cần phải đi gặp gỡ khách hàng hay đối tác thì cũng cần phải được ghi lại vào công việc.

Xác định xem làm như thế nào

Câu hỏi này dường như là câu hỏi khó nhất trong tất cả. Tuy nhiên, điều này có thể được giải quyết khi có đủ những công cụ cần thiết để giải quyết công việc, và cần phải có sự nhạy bén cũng như logic.

Xác định cần bao nhiêu tiền

Câu hỏi này không khó nhưng lại là vấn đề nhạy cảm. Cần phải có một dự toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để tránh giá quá cao so với mặt bằng chung.

Khóa học: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

• Khai giảng: 16/11/2019
• Địa điểm: Trường Đại học Ngoại Thương, 91 Chùa Láng, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội
• Học phí: 3.000.000 đồng
• Ưu đãi: 

Giảm 10% học phí cho học viên đăng ký và hoàn thành học phí trước 10 ngày khai giảng.

Giảm 15% học phí cho nhóm 03 học viên trở lên hoặc học viên cũ hoàn thành học phí trước 05 ngày khai giảng.

(Lưu ý: Chỉ áp dụng 01 ưu đãi cao nhất)

Thông tin chi tiết: Xem thêm khóa học “Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả” của Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế tại đây.