Kỹ năng lập kế hoạch – Ý nghĩa và phương pháp lập hiệu quả

Trong công việc lẫn cuộc sống, dù ở bất kì vai trò, vị trí, hay lĩnh vực nào thì chắc hẳn mỗi chúng ta đều có rất nhiều công việc cần phải làm. Tuy nhiên, thời gian là hữu hạn, để có thể kiểm soát được công việc, nhằm mang đến hiệu quả cao nhất thì kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng không thể thiếu đối với mỗi cá nhân.

1. Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch

Để đạt được thành công, đòi hỏi mỗi chúng ta phải rèn luyện cho mình rất nhiều kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm,…Trong đó kỹ năng lập kế hoạch có một ý nghĩa vô cùng quan trọng:

• Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
• Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
• Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
• Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác
• Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
• Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra

2. Quy trình lập kế hoạch một cách hiệu quả

Cũng như việc muốn nâng cao khả năng giao tiếp bạn có thể học cách giao tiếp hàng ngày, tích lũy kinh nghiệm từ những tình huống trong công việc và cuộc sống, hay tham gia một khóa học giao tiếp bài bản,… Để lập kế hoạch công việc hiệu quả các bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm

Đây là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc. Hãy suy nghĩ kỹ và ghi lại chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm.

Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng

Việc làm tiếp theo là thiết lập các mục tiêu phù hợp với công việc.

Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được. Tuy nhiên, các bạn cần  lưu ý bám sát mong muốn và khả năng của bản thân để đưa ra mục tiêu thích hợp.

Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc

Việc sắp xếp các công việc một cách hợp lý theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành,… cũng là một yếu tố quan trọng trong kỹ năng lập kế hoạch. Việc làm này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch

Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, sự tập trung cũng là rất cần thiết nhằm giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, nếu có thể hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy, sẽ luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra các phương án dự phòng.

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm được đến đâu và liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn không, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả đạt được.

Khi công việc ngày càng áp lực, căng thẳng và phức tạp thì kỹ năng lập kế hoạch là thực sự cần thiết. Và mong rằng với những kiến thức trên đây, bài viết sẽ giúp các bạn có thể nâng cao kiến thức, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc một cách hiệu quả nhất.

Nguồn: https://kyna.vn/bai-viet/ky-nang-lap-ke-hoach-y-nghia-va-phuong-phap-mang-lai-hieu-qua.html

Tham khảo khóa học: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả