Kỹ năng nghề trợ lý – Những phần mềm và ứng dụng cần biết

Admin assistant (tạm dịch Trợ lý hành chính)  là vị trí phải đảm nhận rất nhiều công việc khác nhau trong một ngày làm việc. Với yêu cầu liên tục được đặt ra trong công việc hàng ngày, các kỹ năng về sử dụng những phần mềm, ứng dụng để hỗ trợ tối ưu hiệu quả và năng suất làm việc có thể coi là một điều kiện bắt buộc. Những gợi ý dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn có thêm các thông tin cần thiết để hướng tới sự thành công trong công việc thư ký, trợ lý của mình.

>> Xem thêm: 8 tips để trở thành một trợ lý thành công

Phần mềm quản lý thông tin

Trở thành một admin assistant đồng nghĩa với việc bạn phải liên tục quản lý và sắp xếp lịch biểu cho cấp trên của mình hoặc các đồng nghiệp khác tùy thuộc vào trường hợp. Đa phần các công ty hiện đang sử dụng Microsoft Outlook làm công cụ để đồng bộ, quản lý lịch lịch biểu cũng như sắp xếp lịch sự kiện, hoạt động. Bên cạnh đó, Google Calendar cũng đang là một lựa chọn của nhiều tổ chức và doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin. Việc sử dụng thành thạo các phần mềm này sẽ là kỹ năng nền tảng giúp bạn cải thiện hiệu quả trong công việc của mình.

Ứng dụng gửi và quản lý email

Microsoft Outlook là phần mềm tiêu chuẩn để gửi và quản lý email của nhiều doanh nghiệp, vì thế đây là chương trình cốt lõi mà bạn cần nắm vững. Những phần mềm văn phòng khác được Google phát triển như Gmail cũng là một xu hướng lựa chọn vì tính linh hoạt cùng các tính năng thông tin và đồng bộ với hệ sinh thái ứng dụng của Google.

Các công cụ bảng tính

Với một trợ lý hành chính, việc thao tác và làm việc với các bảng tính (spreadsheet) là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Thuần thục các thao tác tạo lập, truy xuất và xử lý thông tin trên một hoặc nhiều bảng tính sẽ là kỹ năng cần thiết tiếp theo của bạn. Microsoft Excel và Google Sheets sẽ là phần mềm và ứng dụng chính tôi gợi ý cho bạn.

Công cụ thuyết trình

Microsoft PowerPoint chắc hẳn là ứng dụng quen thuộc để phục vụ cho việc xây dựng, chỉnh sửa các bài thuyết trình của một trợ lý. Ngoài ra, chính tôi gợi ý thêm ứng dụng SlideShare của Linkedin cũng là một lựa chọn hiệu quả cho công việc quản lý với những bài thuyết trình.

Phần mềm soạn thảo văn bản

Microsoft Word cho tới hiện tại vẫn là phần mềm phổ biến nhất được sử dụng để soạn thảo và chỉnh sửa văn bản. Cùng với xu hướng phát triển của hệ sinh thái Google như đã đề cập, bạn cũng có thể nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của mình với việc bổ sung thêm ứng dụng Google Docs vào vốn kiến thức của bản thân.

Các công cụ hỗ trợ cải thiện hiệu suất

Để hỗ trợ tốt nhất cho cấp trên của bạn, giữ cho mọi công việc luôn được chỉn chu và hiệu quả, trước hết bạn cần phải tự mình quản lý những nhiệm vụ của bản thân một cách có hợp lý. Chúng tôi gợi ý các ứng dụng gồm Evernote – ứng dụng cho phép bạn ghi chú và lưu danh sách cần làm với những công việc đã ghi lại, Microsoft Onedrive – ứng dụng thuộc bộ phần mềm Microsoft Office 365, cho phép quản lý, chia sẻ tài liệu với các thành viên khác trong tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn.

Ngày nay, một phần lớn lượng công việc cần xử lý đã được số hóa và đưa lên không gian mạng. Trong khi các kỹ năng quản trị cổ điển như kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, giao tiếp bằng lời nói, văn bản, hay khả năng tổ chức công việc vẫn giữ được vị thế của mình, việc bạn cànng thành thạo hơn các phần mềm, ứng dụng nêu trên sẽ là một trợ thủ đắc lực cho công việc thư ký nói chung hay trợ lý hành chính nói riêng.

———————————–

Khóa học “Đào tạo thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp”  sắp diễn ra với cả 2 hình thức Offline và Online là một lựa chọn thích hợp giúp trang bị những kỹ năng, nghiệp vụ chuyên sâu cho công việc trợ lý của bạn. Để không bỏ lỡ thông tin về chương trình ưu đãi hấp dẫn, bạn đọc có thể tham khảo tại đây.