Sử dụng sơ đồ ngang Gantt trong việc xây dựng tiến độ công việc

Sơ đồ Gantt (tiếng Anh: The Gantt Chart) là một trong số những phương pháp thông dụng khi lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện.

1. Khái niệm

Sơ đồ Gantt (còn gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt) trong tiếng Anh gọi là Gantt Chart. 

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án.

Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về quản trị khoa học. Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. 

2. Ví dụ minh họa

VD: Một nhà máy thép đang cố gắng tránh chi phí cho việc lắp đặt một thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí. Tuy nhiên để bảo vệ môi trường địa phương, các cơ quan có chức năng đã buộc nhà máy phải lắp hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. Nhà máy đã bị cảnh báo sẽ buộc phải đóng cửa nếu thiết bị này không được lắp đặt trong thời hạn cho phép.

Do đó, để đảm bảo hoạt động của nhà máy, giám đốc muốn hệ thống này phải được lắp đặt đúng thời hạn. Những công việc của dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí này được trình bày trong bảng 1.

Sử dụng phương pháp sơ đồ Gantt để lập tiến độ cho dự án, ta nhận thấy rằng các công việc A-C-E-G-H nằm trên đường găng (đường găng là đường dài nhất, bất cứ sự chậm trễ của các công việc trên đường găng đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án).

Các công việc B-D-F không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Do đó, ta có thể sắp xếp các công việc này theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm.

• Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm như có thể, miễn là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó.

• Với phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (Bảng 2). Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc trong hai sơ đồ (nét chấm gạch) được gọi là thời gian dự trữ. 

Ngoài ra, sơ đồ Gantt còn có thể được biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc. 

3. Ưu, nhược điểm của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt tuy đơn giản nhưng là công cụ quan trọng cho phép các nhà quản trị dễ dàng xác định được những gì cần phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ. 

Sơ đồ Gantt phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, rất dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

Tuy nhiên, sơ đồ Gantt không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ qui trình công nghệ. Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét. Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có qui mô nhỏ, không phức tạp.

4. Sơ đồ trách nhiệm (Load Charts)

Sơ đồ trách nhiệm là biến tấu của sơ đồ Gantt. Trên cột dọc, thay vào việc liệt kê các công việc là liệt kê các nhân viên thực hiện công việc (hay các nguồn khác như máy móc, dụng cụ,…). 

Sơ đồ trách nhiệm cho phép dễ dàng nhận ra thời gian không tải, hay biết được công suất sử dụng của loại nguồn đó. Loại sơ đồ này thường được sử dụng trong các bộ phận, khoa, ban,… ở các công sở, trường đại học, bệnh viện… để phân công nhiệm vụ cho các thành viên.

Nguồn: https://vietnambiz.vn/so-do-gantt-gantt-chart-la-gi-cach-lap-so-do-gantt-20190812095641859.htm

Tham khảo khóa học: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả (16/11/2019)