Trợ lý hành chính – 10 cách để trở thành một trợ lý thành công (Phần 1)

Là một thư ký, trợ lý – personal/ administrative assistatn, đây là vị trí quan trọng (tuy nhiên thường bị xem nhẹ) đóng góp cho sự thành công của một tổ chức. Chúng tôi đem tới 10 gợi ý thiết thực với mong muốn hỗ trợ những người hiện đang làm thư ký, trợ lý đạt được thêm những thành công cũng như dành được những sự chú ý và tôn trọng xứng đáng.

1. Thể hiện những năng lực cốt lõi

Năng lực cốt lõi (core competencies) của một thư ký, trợ lý sẽ bao hàm những kỹ năng cơ bản nhất. Bạn cần có nền tảng cơ bản rộng liên quan tới nhiều mảng của các công việc văn phòng như kỹ năng như tổ chức, vận hành những thiết bị, phần mềm cần thiết, thiết lập và quản lý dữ liệu, kỹ năng giao tiếp, xử lý cuộc gọi, tạo báo cáo, lên lịch hoạt động, quản lý thời gian… Hãy coi đây là những yêu cầu tối thiểu về kỹ năng và chuyên môn của một người làm trợ lý, rồi xây dựng năng lực xoay quanh những yêu cầu này. Thể hiện được những khả năng cơ bản như vậy sẽ giúp bạn cải thiện được hiệu suất làm việc, đồng thời tăng sự tín nhiệm của cấp trên và đồng nghiệp.

2. Giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yêu cầu cốt lõi và vô cùng quan trọng của một người làm thư ký, trợ lý. Việc có khả năng giao tiếp tốt thôi là chưa đủ, điều bạn thực sự cần là trở nên xuất sắc với kỹ năng này. Dù bạn đang tiếp chuyện với khách hàng hay với sếp qua điện thoại, hãy tỏ ra lịch sự, tinh tế và chính xác. Hãy mỉm cười ngay cả khi bạn không có ý định làm thế hay không có ai nhìn thấy bạn. Đối phương có thể cảm nhận được điều đó thông qua phong thái của người trợ lý, và điều này có thể tạo nên sự khác biệt. Hãy trở thành người mà đồng nghiệp, khách hàng hay cấp trên của bạn có thể an tâm tìm đến khi họ gặp vấn đề cần khắc phục.

3. Chú ý tới chi tiết

Kỹ năng tổ chức và cẩn thận chắc hẳn đều sẽ có trong sơ yếu lý lịch của bạn – và tất cả những người khác cũng thế! Bạn cần biến hai điểm này trở thành nền tảng cho việc thực hiện toàn bộ các công việc mà mình gặp phải. Hãy chú ý, tỉ mỉ, để tâm tới những những tiểu tiết. Chính những tiểu tiết này sẽ giúp tối ưu việc vận hành công việc cho không chỉ bản thân mà còn cả của đồng nghiệp, khách hàng và lãnh đạo của bạn nữa.

4. Quản lý thời gian

Thêm một kỹ năng mà ai cũng thích giới thiệu trong CV của bản thân. Và bạn cũng phải hoàn toàn làm chủ khả năng này. Quá nửa thời gian của bạn khi đi làm sẽ không dành cho việc quản lý thời gian của bản thân, mà đó là việc quản lý thời gian cho sếp của bạn, hoặc cho công ty, tổ chức. Bạn sẽ phải quản lý tất cả những điều này, đồng thời sắp xếp cho bản thân một thời gian biểu hợp lý cho những dự án và deadlines bạn đang có.

5. Hiểu về ngành, lĩnh vực bạn đang làm

Chỉ hiểu cơ bản về công ty, tổ chức của bạn là chưa đủ. Nếu bạn không nghĩ tới những điều vượt qua không gian làm việc ngay trước mắt và công ty, tổ chức của mình, bạn sẽ chỉ là một trợ lý hành chính đơn thuần. Bạn có thể học hỏi được rất nhiều thứ về ngành cụ thể mà doanh nghiệp của bạn đang tham gia vào. Hãy chú ý, hãy đặt câu hỏi, liên tục mở rộng giới hạn kiến thức của bản thân về những thông tin liên quan tới lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Hãy cố gắng để sau một vài tuần, bạn có thể tự tin để trở thành một nguồn hỗ trợ đắc lực cho sếp, lãnh đạo của bạn.

Vậy là chúng ta đã điểm qua 05 cách đầu tiên mà bất kỳ người trợ lý, thư ký nào cũng nên áp dụng. Ở bài viết tiếp theo, tôi sẽ điểm nốt những yêu cầu, phẩm chất cần thiết giúp bạn thực sự thành công với công việc của bản thân.